Epost

Hvert år både sender og mottar en typisk leder flere tusen epost. De fleste har lært å bruke epost-programmet selv, å gå på kurs i epost er ikke vanlig. Epost er tilsynelatende enkelt.

Ikke ubetydelige deler av dagen brukes foran epostprogrammet. En hel del av denne tiden kunne vært brukt bedre. Noen stikkord:

Prioritere innkommende meldinger
Når er det bedre å bruke telefonen
Riktig bruk av CC og BCC
Gjennomtenkt bruk av vedlegg
Unngå at mottakeren bare skumleser meldingen
Unngå at mottakeren utsetter å lese meldingen
Riktig bruk av prioritetsflagg
God signaturskikk
Riktig bruk av mottakerlister
Hvor mye tid er fornutig å bruke på å skrive en melding
Hvordan skille privat- og jobbmail
Ruting av meldinger mellom avdelinger
Rutiner for å lese epost – unngå å fragmentere arbeidsdagen
Hvordan forholde seg til epost på mobiltelefonen
Bevisst forhold til ulike egenskaper ved SMS, IM, Epost og telefon
Hvordan forholde seg til kopi til overordnede eller kunde
Utforming av adresser i en organisasjon
Bruk av distribusjonslister
Unngå svar-til-alle-feilen

Det kan også gjøres analyser av mottate og sendte meldinger for å finne bruksmønster og områder hvor det er forbedringspotensial. Kanskje er meldingene gjennomgående lange, kopieres til for mange, resultat av for mye overtid, eller man får rett og slett sjelden svar på meldingene man sender.